Užduočių dėžutė – tai vienas iš paprasčiausių, bet kartu ir galingiausių įrankių, padedančių susitvarkyti su kasdieniu darbo chaosu. Tačiau daugelis žmonių ją naudoja netinkamai arba visai neišnaudoja jos potencialo. Rezultatas? Sąrašai tampa nesibaigiančiais, prioritetai sumaišyti, o jausmas, kad nieko nespėji, tampa kasdienybe.

Problema ta, kad pati užduočių dėžutė – ar tai būtų popieriaus lapas, skaitmeninė programa ar lipnūs lapeliai – nepadaro jūsų produktyvesniais. Svarbu ne tai, ką naudojate, o kaip tai naudojate. Šiame straipsnyje pasidalinsiu septyniais praktiniais metodais, kurie padės iš tikrųjų organizuoti darbus taip, kad jaustumėte kontrolę ir pasiektumėte daugiau.

Pirmiausia – išvalykite smegenis

Prieš pradedant bet kokią organizavimo sistemą, reikia padaryti tai, ką produktyvumo ekspertai vadina „brain dump” arba „minčių išpylimu”. Tai reiškia, kad turite užsirašyti absoliučiai viską, kas jums sukasi galvoje – nuo darbo projektų iki to, kad reikia nupirkti pieną.

Kodėl tai svarbu? Mūsų smegenys nėra sukurtos laikyti informaciją – jos sukurtos ją apdoroti. Kiekviena neužrašyta užduotis užima tam tikrą „operatyviosios atminties” dalį ir sukelia nuolatinę įtampą. Tyrimai rodo, kad net neužbaigtos smulkmenos gali sumažinti mūsų gebėjimą susikaupti iki 30%.

Praktiškai tai daroma taip: pasiimkite tuščią lapą arba atidarykite naują dokumentą ir pradėkite rašyti viską, kas šauna į galvą. Nesirūpinkite tvarka, prioritetais ar kategorijomis – tiesiog rašykite. Gali būti, kad užrašysite 50, 80 ar net 100 dalykų. Tai normalu, ypač jei pirmą kartą tai darote.

Skirstykite užduotis pagal kontekstus, ne kategorijas

Daugelis žmonių klysta bandydami skirstyti užduotis pagal tradicines kategorijas kaip „darbas”, „namai”, „asmeninis”. Problema ta, kad tokios kategorijos nepadeda priimti sprendimo, ką daryti dabar.

Geriau veikia kontekstinis skirstymas. Tai reiškia grupuoti užduotis pagal tai, kur esate, kokius įrankius turite arba kiek laiko turite. Pavyzdžiui:

• Kompiuteris – visos užduotys, kurioms reikia kompiuterio
• Telefonas – skambučiai, kuriuos reikia atlikti
• Namai – dalykai, kuriuos galite padaryti tik būdami namuose
• Parduotuvė – ką reikia nusipirkti
• Energija žema – paprastos užduotys, kai esate pavargę
• Energija aukšta – sudėtingi darbai, reikalaujantys koncentracijos

Toks skirstymas leidžia greitai pasirinkti, ką daryti konkrečioje situacijoje. Jei turite 15 minučių laukdami vizito pas gydytoją, žiūrite į „Telefonas” sąrašą. Jei sėdite prie kompiuterio su pilna energija, žinote, kad laikas imtis sudėtingesnių užduočių.

Taikykite dviejų minučių taisyklę

Ši taisyklė atėjo iš Davido Alleno „Getting Things Done” metodologijos ir ji neįtikėtinai paprasta: jei užduotis užtruks dvi minutes ar mažiau, darykite ją iš karto, kai tik ją pastebite.

Kodėl tai veikia? Nes užrašyti užduotį, vėliau ją perskaityti, prisiminti kontekstą ir galiausiai ją padaryti užtrunka daugiau nei dvi minutes. Taigi atsakyti į paprastą el. laišką, sudėti indus į indaplovę ar užsiregistruoti pas dantistą – darykite iš karto.

Tačiau čia yra svarbus niuansas: ši taisyklė veikia tik tada, kai ji netrukdo jūsų pagrindiniam darbui. Jei esate giliai įsitraukę į svarbų projektą, nepertraukite jo dėl dviejų minučių užduoties. Užsirašykite ją ir grįžkite vėliau. Dviejų minučių taisyklė geriausia tinka pertraukų metu arba kai tvarkote gautus laiškus ir pranešimus.

Planuokite ne dieną, o savaitę

Viena didžiausių klaidų – bandyti suplanuoti kiekvieną dieną atskirai. Gyvenimas per daug nenuspėjamas, kad tai veiktų. Vietoj to, žiūrėkite į savaitę kaip į planavimo vienetą.

Kiekvieną sekmadienio vakarą arba pirmadienio rytą skirkite 20-30 minučių savaitės apžvalgai. Peržiūrėkite visas savo užduotis ir nuspręskite, kurias tikitės padaryti šią savaitę. Nebandykite įsprausti visko – būkite realistai. Geriau pasirinkti 10-15 tikrai svarbių dalykų ir juos padaryti, nei turėti 50 užduočių sąrašą, kuris tik kelia kaltės jausmą.

Tada kiekvieną rytą skirkite 5 minutes peržiūrėti savaitės planą ir pasirinkti 3-5 dalykus, kuriuos norite padaryti šiandien. Šis trumpas ryto ritualas padeda pradėti dieną su aiškumu ir tikslu, o ne su nerimu ir chaotišku skubėjimu.

Naudokite „laukimo” sąrašą

Vienas iš dažniausiai pamirštamų užduočių dėžutės elementų – tai sąrašas dalykų, kurių laukiate iš kitų žmonių. Pavyzdžiui, jūs išsiuntėte pasiūlymą klientui ir laukiate atsakymo. Arba paprašėte kolegos atsiųsti dokumentą. Arba užsisakėte prekę internetu.

Jei šių dalykų nesekate, jie tiesiog išgaruoja iš jūsų sąmonės. Tada praeis dvi savaitės, ir staiga prisiminsite: „O ne, aš gi turėjau gauti atsakymą iš Jono!” Tuo tarpu Jonas galbūt pamiršo arba laukia papildomos informacijos iš jūsų.

Sukurkite atskirą „Laukiu” sąrašą ir užsirašykite: ką laukiate, iš ko ir nuo kada. Peržiūrėkite šį sąrašą kartą per savaitę ir priminkite žmonėms, jei reikia. Tai ne įkyrumas – tai profesionalumas.

Atskirite projektus nuo užduočių

Daugelis žmonių sumaišo projektus su užduotimis, o tai sukelia paralyžių. Projektas – tai bet kas, kas reikalauja daugiau nei vieno žingsnio. „Suremontuoti vonią” yra projektas. „Paskambinti santechnikui dėl kainos pasiūlymo” – tai užduotis.

Problema ta, kad negalite „padaryti” projekto. Galite tik atlikti konkrečias užduotis, kurios jį sudaro. Todėl kiekvieną kartą, kai užsirašote ką nors, kas skamba kaip projektas, turite nuspręsti: koks yra kitas konkretus veiksmas?

Praktiškai tai atrodo taip: turite atskirą projektų sąrašą, kuris primena apie didesnius tikslus. Bet jūsų kasdienėje užduočių dėžutėje yra tik konkretūs, atliekami veiksmai. Pavyzdžiui:

Projektas: Organizuoti komandos išvyką
Kitas veiksmas: Išsiųsti el. laišką komandai su trimis galimomis datomis

Kai užbaigiate vieną veiksmą, nusprendžiate, koks yra kitas. Taip projektas juda į priekį be to jausmo, kad turite „suvalgyti dramblį” vienu kąsniu.

Reguliariai darykite savaitės apžvalgą

Jei turėčiau pasirinkti vieną svarbiausią įprotį produktyvumui, tai būtų savaitės apžvalga. Tai ne tas pats, kas savaitės planavimas – tai gilesnis procesas, kuris užtikrina, kad jūsų sistema veikia ir kad nesate nuslydinę nuo svarbių dalykų.

Savaitės apžvalga turėtų užtrukti apie 30-60 minučių ir apimti šiuos žingsnius:

Pirma, išvalykite visus „inbox” – el. paštą, užrašus, fizinę pašto dėžutę. Apdorokite viską iki nulio. Tai nereiškia, kad turite viską padaryti – tiesiog nuspręskite, kas su kiekvienu daiktu bus daroma.

Antra, peržiūrėkite praėjusią savaitę. Ką nuveikėte? Kas veikė gerai? Kas ne? Nėra tikslo save teisti – tiesiog pastebėti modelius.

Trečia, peržiūrėkite visus savo projektus. Ar kiekvienas projektas turi aiškų kitą veiksmą? Ar yra projektų, kurie nebejuda? Gal laikas juos atidėti arba visai atsisakyti?

Ketvirta, peržiūrėkite savo kalendorių – ir praėjusios, ir būsimos savaitės. Ar yra dalykų, kuriuos reikia paruošti? Ar yra įsipareigojimų, dėl kurių reikia sukurti užduotis?

Penkta, peržiūrėkite savo tikslus ir prioritetus. Ar tai, ką darote kasdien, atitinka tai, kas jums tikrai svarbu? Jei ne, laikas koreguoti.

Kai sistema tampa antruoju prigimtimi

Gera užduočių organizavimo sistema neturėtų jaustis kaip papildomas darbas. Ji turėtų tapti tokia natūralia, kad net nepagalvotumėte apie ją – tiesiog naudotumėte.

Tačiau tam reikia laiko. Nesitikėkite, kad šie metodai veiks tobulai nuo pirmos dienos. Pradėkite nuo vieno ar dviejų – gal nuo minčių išpylimo ir kontekstinio skirstymo. Kai tai taps įpročiu, pridėkite dar vieną elementą. Po kelių mėnesių pastebėsite, kad jūsų galvoje yra daug daugiau vietos tikram mąstymui, o ne užduočių žongliravimui.

Svarbiausia atminti, kad nėra vienos „teisingos” sistemos. Kai kurie žmonės geriau dirba su skaitmeninėmis programomis, kiti su popieriumi. Kai kurie mėgsta detalius sąrašus, kiti – minimalizmą. Eksperimentuokite, pritaikykite šiuos metodus sau ir nebijokite keisti, kai kas nors nebefunkcionuoja.

Galiausiai, užduočių dėžutė – tai ne tikslas pats savaime. Tai įrankis, padedantis jums gyventi prasmingesnį, mažiau stresą keliančią gyvenimą. Kai jūsų sistema veikia gerai, pastebėsite ne tik tai, kad daugiau nuveikiate, bet ir tai, kad jaučiatės ramiau, miegojate geriau ir turite daugiau energijos tam, kas tikrai svarbu. O argi ne dėl to verta stengtis?